経営・管理
会社設立に必要な書類10種類を紹介！提出方法や作成のポイント
会社設立に必要な書類が具体的に何か、株式会社と合同会社でどのような違いがあるのかが分かりにくいと感じている方も多いのではないでしょうか。
結論から言うと、株式会社や合同会社で共通する基本書類と、各形態に特有の書類を押さえれば、会社設立に必要な準備の全体像を把握できます。
本記事では、会社の設立に必要な書類を一覧で紹介し、それぞれの役割や作成のポイントを紹介します。法務局への提出方法や設立後に必要となる届け出についても解説しますので、参考にしてください。
税理士法人Farrow Partnersでは、会社設立に伴う必要書類の整理や資本金・決算月の検討、設立後の税務手続きに関する無料相談を承っております。
定款の内容や登記前後のスケジュール設計まで、お一人おひとりのご状況に合わせて丁寧にサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。
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会社設立に必要な書類10種類の一覧表（株式会社、合同会社）
株式会社と合同会社の設立登記で共通して求められる書類と、それぞれ特有の書類を一覧表で整理しました。
チェックリストとして使えば、会社設立に必要な書類の取りこぼしを防ぎ、どの段階まで準備が進んでいるかをひと目で確認できます。
| 書類名 | 株式会社 | 合同会社 |
| 設立登記申請書 | 〇 | 〇 |
| 定款（※株式会社は公証人の認証が必要） | 〇 | 〇 |
| 資本金の払込証明書 | 〇 | 〇 |
| 就任承諾書 | 〇 | 〇 |
| 印鑑証明書 | 〇 | 〇 |
| 登記すべき事項を記載した別紙（またはCD-R等） | 〇 | 〇 |
| 登録免許税の収入印紙貼付台紙 | 〇 | 〇 |
| 印鑑届出書 | 〇 | 〇 |
| 発起人の決定書 （※定款に本店所在地等を記載していない場合に必要） | 〇 | × |
| 代表社員（本店所在地および資本金）決定書 （※合同会社で定款に書いていない場合に必要） | × | 〇 |
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会社設立の必要書類ごとの作成ポイント
ここでは、会社設立に必要な書類について、一覧表で紹介した書類ごとの役割と作成時のポイントを解説します。
設立登記申請書
設立登記申請書は、法務局に会社の設立登記を申請するための公式な書類です。
A4用紙で作成し、主に以下の項目を記載します。
- 会社名（商号）
- 本店所在地
- 登記すべき事項の要約
- 登録免許税の額
- 代表者氏名
- 提出日
用紙の書式は法務局ウェブサイトの「商業・法人登記の申請書様式」ページからダウンロードでき、株式会社用と合同会社用でフォーマットが分かれています。
自社の形態に合った申請書様式を選びましょう。
定款
定款は、会社の基本ルールを定めた書類で、「会社の憲法」とも呼ばれます。
主に、次の事項を定めます。
- 会社の名称
- 事業目的
- 本店所在地
- 取締役会の有無などにおける機関設計
- 出資者や役員に関する事項
定款は、株式会社、合同会社いずれの設立でも作成が法律で義務付けられており、登記申請時に提出します。
内容は後から変更できますが、株主総会や社員総会での特別決議が必要になるなど手続きが煩雑です。
そのため、初回の作成時に誤りがないよう、商号の表記や事業目的の文言まで丁寧に確認しましょう。
株式会社の場合
株式会社では、発起人全員が定款に実印で押印し、公証役場で公証人の認証を受ける必要があります。
認証の際は、発起人代表者の印鑑証明書を発行から3か月以内のものとして用意し、定款は原本1部と謄本2部の計3部を持参しましょう。
費用は、公証人手数料がおおむね5万円で、紙の定款では収入印紙4万円が必要です。電子定款で作成する場合は、収入印紙は不要になります。
合同会社の場合
合同会社では、定款の公証人認証は不要です。
作成した定款に署名、押印すれば有効となり、そのまま登記申請書類として提出できます。
ただし、合同会社でも定款を紙で作成する場合には株式会社と同様に4万円の収入印紙を貼付する必要があります。電子定款の場合は不要です。
資本金の払込証明書（出資金の証明書類）
資本金の払込証明書は、会社の設立時に資本金が払い込まれた旨を示すための書類です。
設立登記の申請では、払込みがあったことを証する書面を添付します。
ここからは、具体的な準備方法を紹介します。
準備手順① 銀行口座へ入金する
定款で定めた資本金を、発起人代表者や設立時の代表者となる方の口座に入金します。
複数人で出資する場合も、1つの口座に合算して入金する方法が一般的です。
払込時期については取扱いが柔軟化されており、設立のための出資と認められることが重要です。
準備手順② 入金が分かる資料を用意する
通帳がある場合は、銀行名、口座名義、口座情報が分かるページと入金が記帳されたページをコピーします。
通帳がない場合やネットバンクの場合は、取引明細書や振込完了画面のスクリーンショットなど、必要情報が確認できる資料を用意しましょう。
準備手順③ 払込証明書を作成、提出する
払込証明書には、以下の項目を記載します。
- 資本金の払込みがあった旨
- 払込みを受けた金額、日付
- 会社名
- 代表者名
株式会社の場合は、設立時における発行株式数を記載する例もあります。
様式に厳密な決まりはありませんが、必要事項が分かる形で作成しましょう。
作成した払込証明書に、通帳コピーや取引明細等を添付し、1つの書類としてまとめて登記申請書類に添付します。
就任承諾書
就任承諾書は、取締役や代表取締役、代表社員などが就任を承諾した旨を示す書面です。
記載する主な項目は、次のとおりです。
- 就任を承諾する旨と日付
- 就任する役職名
- 就任者の住所と氏名
- 会社名
役員が複数いる場合は、原則として就任者ごとに用意します。
なお、定款や選任に関する決議書、議事録に就任承諾の記載があり、必要事項が確認できる場合は、就任承諾書を別途作成しない取扱いもあります。
押印の要否や印鑑の種類は、役職や会社の機関設計などにより取扱いが異なるため、提出前に確認しておくと安心です。
印鑑証明書
設立登記では、就任する役員などの個人の印鑑証明書を添付します。
株式会社は、設立時取締役の印鑑証明書を用意するのが一般的です。
合同会社は、代表社員の印鑑証明書を用意し、代表社員が複数いる場合は全員分が必要です。
また、会社設立の登記申請に添付する印鑑証明書は、作成後3か月以内のものとされています。
例えば、登記申請日が4月1日であれば、1月1日以降に作成された印鑑証明書を用意しましょう。
登記すべき事項を記載した別紙
登記すべき事項を記載した別紙とは、会社の登記事項をすべて網羅した文書のことです。
具体的には、以下のような登記簿に記載される内容を余さず記入します。
- 商号
- 目的
- 本店所在地
- 公告方法
- 役員氏名住所
- 資本金額
- 発行株式数
申請書にも簡単な記載欄がありますが、全事項を収めるには別紙にまとめるのが一般的です。
別紙の提出方法｜書面で添付するか、CD-Rなどの電磁的記録媒体で提出する
別紙はWordなどで作成して印刷し、申請書類に添付して提出します。
登記すべき事項は、申請書に記載する方法に代えて、CD-RやDVD-Rなどに記録して提出することもできます。
CD-RやDVD-Rなどで提出する場合は、媒体自体が申請書の一部となるため、同じ内容を改めて印刷して添付する必要はありません。
登録免許税の収入印紙貼付台紙
登録免許税を収入印紙で納付する場合は、所定額の収入印紙を台紙に貼り付けて提出します。
貼付台紙に決まった書式はありません。A4用紙に「収入印紙貼付台紙」等と明記して作成しても構いませんが、法務局の申請書様式に含まれる台紙を利用すると確実です。
収入印紙は、消印作業の都合上右側に寄せて貼付するよう求められることがあります。
また、登録免許税の収入印紙は、申請人が割印、消印をせず、法務局側で確認後に処理されます。誤って割印等をしないよう注意してください。
印鑑届出書
印鑑届出書は、設立する会社の実印（代表者印）を法務局に届け出て登録するための書類です。
書面で設立登記を申請する場合は、登記申請とあわせて提出する必要があります。
届出書の所定欄に代表者印を押し、印鑑届出書は他の登記書類とはホチキス綴じにせず、クリップ等で添付して提出しましょう。
ちなみに、オンラインで登記申請を行う場合は2021年の制度改正により印鑑届出書の提出は任意となりました。
ただし、会社実印は業務上いずれ必要になることが多いため、設立時に届け出て登録しておくほうが確実でしょう。
出典：オンラインによる印鑑の提出又は廃止の届出について（商業・法人登記）｜法務省
発起人の決定書（株式会社のみで必要）
「発起人の決定書」は、定款に具体的に定めていない事項について、発起人の決議内容をまとめた書類です。
発起人会議事録とも呼ばれ、発起人全員が記名押印したうえで作成し、設立登記の際に提出します。
例えば、発起人の決議により設立時取締役、設立時監査役を選任した場合や、本店所在場所を決定した場合に必要です。
記載漏れとなっている事項の詳細は、発起人の決定書で補いましょう。
代表社員（本店所在地および資本金）決定書（合同会社のみで必要）
「代表社員（本店所在地および資本金）決定書」は、合同会社で代表社員、本店所在地や資本金の額を定款で具体的に定めていない場合に用いる書類です。
社員全員の合意により決めた内容を証明する役割があります。
社員が1名の場合は代表社員の選定手続きが不要のため、「本店所在地及び資本金決定書」として作成します。
複数の社員で設立する場合は、社員同士で話し合って代表社員を選びましょう。決定内容を決定書に記載し、社員全員が記名押印したうえで登記申請書に添付してください。
会社設立の必要書類の提出先・申請方法
会社設立の登記申請書類は、どのような方法で提出するかによって、設立日や手続きのスムーズさが変わります。
ここでは、会社設立の必要書類をどの法務局に提出するかという基本ルールと、窓口、郵送、オンラインそれぞれの申請方法を解説します。
併せて、書類の綴じ方や提出後の流れなど、法務局への提出前後に押さえておきたいポイントも整理していきましょう。
会社設立の必要書類の提出先は本店所在地を管轄する法務局
会社設立の登記申請書類は、会社の本店所在地を管轄する法務局の商業登記窓口へ提出します。
管轄は住所によって決まるため、提出前に法務局の公式サイトで確認しておくと手続きがスムーズです。
原則として、管轄外の法務局では受理されないため注意しましょう。例えば都市部と地方とでは、法務局の管轄の分かれ方が異なります。
本店所在地を決めたら、あわせて提出先も確定させておくと安心です。
会社設立の登記申請書類の提出方法は三つある
提出方法は、窓口持参、郵送申請、オンライン申請の3通りです。
どれを選んでも申請は可能ですが、設立日をいつにするか、書類の準備状況、移動のしやすさに合わせて選ぶと無理なく進められます。
法務局窓口へ直接持参して申請する
法務局の窓口へ登記申請書類一式を直接持ち込みます。
申請日がそのまま受理日となるため、設立日を早めに確定させたい場合に向いている方法です。
窓口では、押印漏れや添付書類の不足など形式面をその場で指摘してもらえることもあり、初めて会社設立の手続きを行う方でも進めやすいと言えます。
郵送で申請書類を送る
登記申請書類一式を封筒に入れ、管轄の法務局あてに郵送します。
封筒の表には「登記申請書在中」と朱書きし、簡易書留や書留など配達記録が残る方法で送付するのが一般的です。
受理日は法務局に書類が到着した日となるため、投函日と受理日にタイムラグが生じます。
設立日を特定の日にしたい場合は、配送日数を見込んで余裕をもって発送しましょう。
オンラインで申請する
インターネットを通じて登記申請データを送信する方法です。
窓口の受付時間に縛られずに申請できるため、日中に法務局へ行く時間が取りにくい場合でも手続きしやすくなります。
書類や入力内容に不備があると、訂正のやり取りで時間がかかる場合もあるため、事前の確認が重要です。
受理日は原則として登記所にデータが到達して受け付けられた日であり、送信時刻やシステム障害などによっては翌営業日扱いとなる場合もあります。
設立日を確実に固定したいときは、余裕を持って早めにオンライン申請を行いましょう。
会社設立の必要書類の綴じ方と提出前のまとめ方
法務局へ提出する会社設立の必要書類は、提出前に一式をホチキスで綴じましょう。
綴じる順番は、一般的に以下の通りです。
- 登記申請書
- 登記すべき事項（紙で提出する場合）
- 収入印紙貼付台紙
- 定款（認証謄本）
- 各種決定書、議事録（ある場合）
- 就任承諾書
- 印鑑証明書
- 資本金の払込証明書類一式
※ 印鑑届出書はホチキス留めをせず、別途クリップ留めにします。
会社設立の必要書類提出後の流れと登記完了までの目安
会社設立に必要な書類を法務局へ提出し、問題なく受理されれば、おおよそ1〜2週間前後で登記が完了します。
完了すると正式に会社が成立したことになり、履歴事項全部証明書（登記簿謄本）や会社の印鑑証明書が取得可能です。
会社設立の手続きは複雑で、「本当にこれで合っているのだろうか」と不安に感じる方も多くいらっしゃると思います。
そのような際は、一人で抱え込まず、税理士などの専門家にご相談いただくことで、手続きの負担を軽減し、安心して設立準備を進められます。
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会社設立に必要な書類をスムーズに揃えるためのポイント
最後に、会社設立の書類準備で陥りがちなミスや失敗しないためのコツを紹介します。
印鑑証明書の有効期限に注意する
個人の印鑑証明書は、発行日から3か月以内のものしか登記に使えません。
定款認証のタイミングでまとめて取得した場合、その後の手続きに時間がかかると、有効期限を過ぎてしまう恐れがあります。
登記申請前に必ず発行日を確認し、期限が過ぎている場合は再度取得しておきましょう。
希望する設立日と申請方法のズレに注意する
会社の設立日は、原則として設立登記を法務局に申請し受理された日です。
- 窓口持参の場合
申請書を法務局の窓口に提出し、受理された日が設立日になります。 - 郵送の場合
書類が法務局に到着し、開庁時間内に受理された日が設立日になります。 - オンライン申請の場合
登記・供託オンライン申請システムを通じて法務局が申請を受け付けた日が、設立日として扱われます。
特に郵送やオンライン申請では、配達日数やシステムの受付時間によって日付がずれる可能性があります。
設立日に強くこだわる場合は、法務局の窓口に直接持参して申請する方法も検討しましょう。
定款認証から登記申請までは間隔を空けすぎない
会社設立では、定款認証後できるだけ早く登記申請まで進めるスケジュール管理が重要です。
株式会社では、定款認証を終えたあとに資本金の払込や残りの登記書類の準備を行います。
この期間が長引くと、原則3か月である印鑑証明書の有効期限を過ぎてしまったり、役員構成などの前提条件が変わったりする恐れがあります。
会社法上、定款認証日から登記申請日までの期間そのものに直接の期限はありませんが、設立登記には「一定の日から2週間以内」という申請期限が設けられています。
実務上は、定款認証後は資本金払込と書類作成を続けて進め、目安として1〜2週間以内に登記申請まで完了させるスケジュールを組んでおくと安心です。
実印と押印ミスに注意する
会社設立に関わる発起人や取締役、代表取締役は、個人の実印で押印する必要がある書類がいくつかあります。
定款や一部の就任承諾書、印鑑届出書などは、実印と印鑑証明書の印影が一致していることが前提です。
実印が必要な書類に銀行印や認印を押してしまうと、印鑑証明書の印影と合わず、法務局から補正を求められる原因になります。
どの書類に誰の実印が必要かをあらかじめ整理し、押印漏れや押し間違いがないかを提出前にチェックしましょう。
複数人での設立は早めの協力体制を整える
発起人や役員が複数いると各人に印鑑証明書を取得してもらい、就任承諾書など必要書類への実印押印も依頼しなければなりません。
この段取りに時間がかかるケースが多く、誰か一人の対応が遅れるだけで、登記申請全体が後ろ倒しになります。
あらかじめ関係者にスケジュールを共有し、定款案や承諾書類にいつまでに対応してほしいかを具体的に伝えておきましょう。
誰がどの書類をいつまでに返送するかを決めておき、必要に応じてリマインドを行えば、会社設立に必要な書類をスムーズに揃えやすくなります。
設立後の銀行口座開設や税務署への届出も見据えて準備する
会社設立の登記が完了した後は、法人名義の銀行口座開設や税務署への届出など次の手続きがすぐに必要になります。
法人口座の開設は審査に2週間以上かかる場合もあるため、設立後に一から準備を始めると資金管理のスタートが遅れがちです。
そのため、あらかじめ利用したい銀行を候補として決めておき、法人の印鑑証明書や代表者の本人確認書類といった必要書類を確認しましょう。
また、税務署への青色申告承認申請書や法人設立届出書など、設立後に提出が必要な書類もあります。
会社設立に必要な書類をそろえる段階で、設立後に提出する書類の内容と期限も一緒に整理すると、その後の手続きまでスムーズに進められます。
会社設立の主な流れ
会社を設立する際は、いくつかの手続きを順番に進めていく必要があります。
一般的な流れは、以下のとおりです。
- 商号や所在地、事業内容など、会社の基本事項を決定する
- 会社名義で使用する代表印（実印）を作成する
- 会社運営のルールを定めた定款を作成する
- 作成した定款について、公証役場で認証を受ける（※株式会社の場合）
- 発起人の口座へ資本金を払い込む
- 必要書類を揃え、法務局へ設立登記の申請を行う
これらの工程を経て、法務局に設立登記が受理された時点で、会社は正式に成立します。
会社設立における必要書類に関するよくある質問（FAQ）
会社設立に住民票は必要ですか？
会社設立の登記手続きでは、原則として住民票の提出は必要ありません。
発起人や役員の本人確認書類として求められるのは、住民票ではなく、発行から3か月以内の印鑑証明書です。
不動産登記などとは異なり、会社設立では住民票ではなく印鑑証明書を用意すれば問題ありません。
会社設立後にはどのような手続きが必要ですか？
登記が完了して会社が成立した後は、主に次のような手続きを進める必要があります。
- 法人口座の開設
会社名義の銀行口座を開設します。 - 税務署への届出
青色申告承認申請書や法人設立届出書などを提出します。
法人設立届出書は設立日から2か月以内が提出期限で、その他の届出もそれぞれ期限が定められているため、早めに準備しましょう。 - 都道府県税事務所、市区町村役場への届出
地方法人税や事業税などに関する法人設立届出書を提出します。 - 社会保険の加入手続き
法人は原則として社会保険の適用事業所となるため、年金事務所で健康保険と厚生年金の新規適用届などを提出します。 - 労働保険の加入手続き（従業員を雇用する場合）
パート、アルバイトを含め従業員を雇用する場合は、労働基準監督署で労災保険、ハローワークで雇用保険の手続きを行います。
出典：1-1：事業所を設立し、健康保険・厚生年金保険の適用を受けようとするとき｜日本年金機構
会社設立の必要書類は自分で準備できますか？
はい、会社設立に必要な書類は専門家に依頼せずとも自分で準備、作成することが可能です。
法務局のウェブサイトから登記申請書や定款のひな形を入手でき、初めての方でもご自身で手続きを完了できます。
ただし書類の不備や押印漏れがあると受理されないため、提出前に書類のチェックを念入りに行いましょう。
不安がある場合や手間を減らしたい場合には、専門家にチェックや手続きの代行を依頼する方法もあります。
例えば登記書類の作成・提出は司法書士に依頼が可能です。資本金や決算月の決め方、設立後の税務手続きについては税理士に相談することで、税務面の抜け漏れを防ぎやすくなります。
【まとめ】会社設立に必要な書類を把握してスムーズな手続きを
会社設立に必要な書類は一見すると数が多く複雑に感じられるかもしれません。
しかし、株式会社と合同会社で共通する基本書類とそれぞれに特有の書類を整理すれば、自分で準備して登記申請まで進めることは十分可能です。
あわせて、印鑑証明書の有効期限、資本金における払い込みのタイミングといったポイントを意識しておくと、提出直前の差し戻しや予定のずれを避けやすくなります。
税理士法人Farrow Partnersでは、会社設立に関する無料相談を承っております。
必要書類の準備状況の確認はもちろん、資本金や決算月の検討、設立後の手続きまでを含め、スケジュールに沿って整理しながらご案内いたします。
初めての会社設立で迷いやすいポイントも分かりやすくサポートいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。
お問い合わせ | 横浜市都筑区の税理士法人 Farrow Partners（ファローパートナーズ）
